In dieser Funktion sind Sie für alles Organisatorische in unserem Büro in Böblingen mit rund 40 Kolleginnen und Kollegen verantwortlich. Sie sind der erste Kontaktpunkt für unsere Gäste und hinterlassen mit Ihrem professionellen und freundlichen Auftreten einen bleibenden positiven Eindruck.

Ihre Aufgaben:

• Professionelle Betreuung unseres Empfangs und Unterstützung der Geschäftsführung und des Böblinger Teams
• Unterstützung bei Sicherheitsthemen, z. B. der Beschaffung der persönlichen Schutzausrüstung unserer Mitarbeitenden, Organisation von Ersthelfer-Kursen, etc.
• Erstellung und Kontrolle von Arbeitszeitnachweisen, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen sowie wöchentlichen Reports
• Planung, Koordination und Buchung von Dienstreisen
• Bearbeitung von Office-Rechnungen 
• Organisation von Meetings und Events einschließlich der Vorbereitung von Konferenzräumen, Organisation von Caterings, etc.
• Erstellung und Pflege von organisatorischen Informationen (EU Office Wiki)
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden
• Fuhrparkmanagement
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Bearbeitung des Postein- und ausgangs
• Unterstützung bei Corporate-Marketing-Aktionen (z.B. Messen)
• Sonderaufgaben und Projektunterstützung nach Bedarf

Standort: Böblingen. Unser Büro in Böblingen liegt keine 5 min vom Bahnof entfernt und bietet Dank des zentralen Standortes flexible Möglichkeiten im Hinblick auf Arbeitsweg und Verpflegung. Moderne und hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze in einem Open-Space-Konzept runden unseren Standort ab.

Das bieten wir:

• Ein familiäres und teamorientiertes Arbeitsumfeld, in dem unsere Mitarbeitenden im Fokus stehen
• Spannende Projekte in der DACH Region/Europa
• Große Leidenschaft für komplexe Aufgabenstellungen der Industrie und Spaß an der gemeinsam erarbeiteten Umsetzung innovativer, nachhaltiger Lösungen
• 30 Tage Urlaub
• Wertvolle Benefits wie z.B. betriebliche Krankenversicherung mit vielen Zusatzleistungen, betriebliche Altersvorsorge, 30 Tage Urlaub, Corporate Benefits, regelmäßige Learning- und Social Events

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine ähnliche Qualifikation
• Sie haben Erfahrung in ähnlichen, serviceorientierten Positionen gesammelt und zählen ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten zu Ihren Stärken
• Sie haben sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS Office Programmen
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse 
• Ein professionelles und freundliches Auftreten zeichnet Sie aus
• Sie arbeiten gerne im Team und handeln eigeninitiativ, zuverlässig und übernehmen gerne Verantwortung