Der Vortrag befasst sich mit der in MS Office 365 möglichen Nachverfolgung von Änderungen in Exceldateien. Die Bedingungen hierfür sind:
• Die Datei muss in Teams bzw. in einem SharePoint abgespeichert sein.
• Die Versionskontrolle muss im SharePoint eingeschaltet und korrekt konfiguriert sein
Im Menü „Überprüfen“ findet man die Optionen „Änderungen anzeigen“ und „Versionsverlauf“. Mit Änderungen anzeigen werden alle Eingabe der letzten 60 Tage sichtbar. Es wird korrekt angezeigt wer, wann, was in welchem Feld geändert hat.
Der Versionsverlauf zeigt alle Versionen der Datei an und es wird korrekt angezeigt, wer die Datei bearbeitet hat. Wählt man eine Version aus, werden die Änderungen zur Vorversion im Dokument angezeigt. Eine Kopie der Vorversion kann heruntergeladen werden.
Aus Compliance Sicht müssen die Einstellung der zu Grunde liegenden SharePoint Seite korrekt sein, so dass z.B. nicht jeder die Versionen der Datei löschen darf. Was hier fehlt ist die Archivierungsmöglichkeit und die Auswertbarkeit der Audit Trail Daten, da die Änderungen nur angezeigt, aber nicht exportiert werden können.
Die Funktionalität stellt also keinen vollständigen Ersatz einer Audit Trail Funktionalität im Sinne des Part 11 dar. Zur potenziellen Archivierung müssten alle Versionen gespeichert werden. Bei fortlaufend gepflegten Dateien sicher keine sinnvolle Strategie.