Der Vortrag befasst sich mit der in MS Office 365 möglichen Nachverfolgung von Änderungen in Exceldateien. Die Bedingungen hierfür sind:
• Die Datei muss in Teams bzw. in einem SharePoint abgespeichert sein.
• Die Versionskontrolle muss im SharePoint eingeschaltet und korrekt konfiguriert sein
Im Menü „Überprüfen“ findet man die Optionen „Änderungen anzeigen“ und „Versionsverlauf“. Mit Änderungen anzeigen werden alle Eingabe der letzten 60 Tage sichtbar. Es wird korrekt angezeigt wer, wann, was in welchem Feld geändert hat.
Der Versionsverlauf zeigt alle Versionen der Datei an und es wird korrekt angezeigt, wer die Datei bearbeitet hat. Wählt man eine Version aus, werden die Änderungen zur Vorversion im Dokument angezeigt. Eine Kopie der Vorversion kann heruntergeladen werden.
Aus Compliance Sicht müssen die Einstellung der zu Grunde liegenden SharePoint Seite korrekt sein, so dass z.B. nicht jeder die Versionen der Datei löschen darf. Was hier fehlt ist die Archivierungsmöglichkeit und die Auswertbarkeit der Audit Trail Daten, da die Änderungen nur angezeigt, aber nicht exportiert werden können.
Die Funktionalität stellt also keinen vollständigen Ersatz einer Audit Trail Funktionalität im Sinne des Part 11 dar. Zur potenziellen Archivierung müssten alle Versionen gespeichert werden. Bei fortlaufend gepflegten Dateien sicher keine sinnvolle Strategie.
The presentation deals with the tracking of changes in Excel files possible in MS Office 365. The conditions for this are:
- The file must be saved in Teams or in a SharePoint.
- Version control must be activated and correctly configured in SharePoint
In the "Check" menu, you will find the options "Show changes" and "Version history". With Show changes, all entries made in the last 60 days are visible, showing correctly who changed what, when and in which field.
The version history shows all versions of the file and correctly displays who has edited the file. If you select a version, the changes to the previous version are displayed in the document. A copy of the previous version can be downloaded. From a compliance perspective, the settings of the underlying SharePoint site must be set correctly, e.g. that not everyone is allowed to delete the versions of the daei. What is missing here is the archiving option and the ability to evaluate the audit trail data, as the changes can only be displayed but not exported.
The functionality is therefore not a complete replacement for an audit trail functionality in the sense of Part 11. All versions would have to be saved for potential archiving. This is certainly not a sensible strategy for continuously maintained files.
This functionality may be added in the near future (by Microsoft or resourceful developers). The export functionality would then provide a fully-fledged audit trail function "virtually free of charge" and the tiresome validations of Excel macros for change control would be a thing of the past.
